Microsoft 365 : tout savoir sur la suite bureautique Office

Introduction

Référence incontestée en matière de bureautique, la suite Office de Microsoft a eu le temps de se bonifier : et pour cause, la première version date de… 1989 ! Une telle longévité – plus de 30 ans – est plutôt rare dans l’industrie informatique. Word, Excel et PowerPoint en ont profité pour s’enrichir d’innombrables fonctions et facilités, qui pour certaines restent inégalées.

Les trois applications sont aujourd’hui si populaires en entreprise que même leurs concurrentes gratuites ne grignotent pas si facilement des parts de marché. À tort, sans doute, car beaucoup de suites bureautiques rivales n’ont plus l’interface vieillotte ou les fonctions trop limitées qui rebutaient bon nombre d’utilisateurs. Et tout le monde n’a certes pas besoin des fonctions les plus évoluées destinées aux professionnels exigeants. Si vous n’avez pas encore arrêté votre choix, l’offre concurrente de suites bureautiques gratuites ou payantes, pour ordinateurs et appareils mobiles, dopées aux fonctions collaboratives, mérite en tout cas votre attention.

Vous préférez miser sur la référence ? Sachez alors que la suite bureautique de Microsoft n’est pas – ou plutôt n’est plus – hors de prix. La concurrence a du bon. Les prix pratiqués par Microsoft, et plus encore par les sites de vente de clés de licence Office sont même étonnants. Ce qu’il faut retenir :

• Microsoft met aujourd’hui en avant sa formule d’abonnement Microsoft 365, qui s’appelait encore il y a peu Office 365 – il s’agit de la même offre avec un nouvel habillage marketing. Le principe, très lucratif pour Microsoft, suit la tendance actuelle chez les grands éditeurs : vous devez payer un forfait mensuel ou annuel pour pouvoir utiliser Word, Excel et PowerPoint pour Windows et macOS, en version Premium : dès qu’une nouveauté arrive dans Excel ou Word, vous bénéficiez de la mise à jour. Microsoft 365 se décline en versions pour un (seul) utilisateur particulier, les membres d’une famille, les professionnels des TPE, PME ou grandes entreprises.
• Chez l’éditeur américain, l’appellation Microsoft Office concerne désormais plutôt les applications achetées une fois pour toutes, pour une utilisation à vie. Plusieurs offres sont là encore proposées, pour les particuliers et les entreprises, sur Mac et PC. Le tarif des licences s’avère particulièrement intéressant – dans certains cas de quelques dizaines d’euros, voire moins ! Si votre PC ou Mac est récent, choisissez bien sûr la version d’Office la plus récente, actuellement Office 2021.
• Les applications incluses (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote…) diffèrent selon l’offre payante choisie, tant pour l’achat définitif que pour un abonnement. Nous vous détaillons les principales offres.
• Les applications mobiles d’Office sont pour la plupart gratuites, pour iPhone, iPad, tablettes et smartphones Android. Les offres payantes Microsoft 365 y ajoutent des fonctions premium.
• Les applications Office pour le Web, utilisables dans un navigateur Internet pour Windows, macOS ou Linux, sont gratuites en se créant un compte gratuit Microsoft. Les offres payantes Microsoft 365 y ajoutent des fonctions premium.

Voici tous les points à évaluer pour choisir votre version de Word, Excel, PowerPoint et les autres applications d’Office.

Quelles sont les applications de la suite bureautique Microsoft Office ou Microsoft 365 ?

La suite bureautique rassemble plus d’une dizaine d’applications, qui ne figurent pas dans toutes les offres. Ce tableau vous résume les principales applications destinées au grand public et aux TPE/PME. Reportez-vous au détail des offres Office et Microsoft 365 pour savoir quelles applications sont incluses dans chaque offre payante. Les applications mobiles Office pour iOS et Android sont gratuites, téléchargeables une par une (uniquement Word, ou seulement Excel, etc.) ou réunies dans une appli unique Office ; l’abonnement payant Microsoft 365 ajoute des fonctions premium à ces applis mobiles gratuites.

	Application	Systèmes
	Word – Traitement de texte pour rédiger du courrier, des rapports, des ouvrages, des PDF, avec images et tableaux, multicolonne, table des matières, etc.	Windows, macOS, navigateurs Web, iOS et Android
	Excel – Tableur pour manipuler des données numériques dans des feuilles de calcul, réaliser des calculs, analyser les données, les représenter graphiquement…	Windows, macOS, navigateurs Web, iOS et Android
	PowerPoint – Logiciel de présentation pour créer des diaporamas, faire défiler des slides (diapositives) animées, informer une audience lors d’une conférence, par exemple.	Windows, macOS, navigateurs Web, iOS et Android
	Outlook – Logiciel de messagerie pour gérer ses comptes de messagerie (e-mails) gérés par Microsoft ou d’autres (Gmail, Yahoo…).	Windows, macOS, navigateurs Web, iOS et Android
	Office (Microsoft 365) – Application pour appareils mobiles iOS (iPhone, iPad) et smartphones et tablettes Android. Comprend Word, Excel et PowerPoint.	Android, iOS
	OneNote – Prise de notes pour organiser ses idées, créer des listes avec texte, images et sons, partageables sur ordinateurs et appareils mobiles.	Windows, macOS, navigateurs Web, iOS et Android
	Microsoft Teams – Application de communication collaborative avec appels vidéo, visioconférence, réunion à distance, messagerie instantanée, etc.	Windows, macOS, Linux, navigateurs Web, iOS et Android
	ClipChamp – Application gratuite de montage vidéo pour  découper, recadrer, filtrer des clips. Utilisable sur ClipChamp.com. Fonctions premium avec Microsoft 365.	Windows, Google Chromebook, navigateurs Web, iOS
	OneDrive – Espace de stockage cloud (en ligne) pour partage de photos, vidéos documents et fichiers de tout type. 1 To par utilisateur avec Microsoft 365.	Windows, macOS, navigateurs Web, iOS, Android
	Access – Gestionnaire de bases de données, pour créer des applications Windows et manipuler les données d’une entreprise ou d’une association.	Windows
	Publisher – Publication assistée par ordinateur (PAO), pour créer des documents imprimés ou PDF : cartes de vœux, bulletins d’information, documents marketing…	Windows
	Microsoft Defender – Fonctionne avec la sécurité intégrée de Windows et fournit une protection supplémentaire sur les appareils Android, iOS et Mac.	Windows, macOS, iOS et Android
	Family Safety – Contrôle parental avec limite d’utilisation et géolocalisation du téléphone mobile pour  Windows 10/11, Xbox, Android, iOS.	Windows, Xbox, Android, iOS

Quelles sont les offres payantes de Word, Excel, PowerPoint et Outlook ?

Microsoft propose trois grands modes de paiement, qui conditionnent les droits d’utilisation des applications Office.

• L’abonnement mensuel ou annuel Microsoft 365 (ex-Office 365) est la formule mise en avant par Microsoft. Il en existe deux versions pour les particuliers : Microsoft 365 Personnel (1 utilisateur PC ou Mac), Microsoft 365 Famille (6 utilisateurs PC ou Mac). Et plusieurs versions pour les entreprises : Microsoft 365 TPE/PME et Microsoft 365 pour grandes entreprises (prix HT par utilisateur et par mois variable selon les applications et services inclus).
  Chaque application bénéficie des dernières nouveautés grâce à plusieurs mises à jour annuelles qui se téléchargent automatiquement. Si l’on résilie l’abonnement, les applications Microsoft 365 ne permettent plus de modifier les documents, seulement de les lire et imprimer. Ces documents restent votre propriété et sont modifiables dans d’autres applications de bureautique payantes ou gratuites comme LibreOffice.
• L’achat définitif de la suite bureautique, par un paiement unique, est valable pour une utilisation à vie. Vous avez le choix entre Office Famille et Étudiant 2021 (Word, Excel, PowerPoint), Office Famille et Petite Entreprise 2021 (avec Outlook en plus) et Office 2021 Professionel Plus (avec en plus Access, OneNote, Publisher…). L’offre est valable pour 1 PC ou 1 Mac. Vous devrez racheter une version complète pour bénéficier des nouveautés sorties après le millésime acheté (hors mises à jour de sécurité). C’est la formule de loin la plus abordable, elle vous permet d’acquérir une fois pour toutes Word, Excel et les autres à des prix officiels de 149 €, 299 € ou 499 € chez Microsoft et ses partenaires, et à des prix incroyablement plus bas sur des sites spécialisés dans la revente de licences de logiciels – de l’ordre de 20 ou 30 € pour une licence Pro Plus, et parfois même moins de 1 € !
• L’achat séparé et définitif de Word ou d’Excel ou de PowerPoint ou d’Outlook est également possible, mais on le verra, les tarifs de ces versions autonomes ne sont guère attractifs.

Quels sont les prix des abonnements Microsoft 365  ?

Microsoft 365 est le nouveau nom commercial de la suite bureautique Office 365. Microsoft 365 étant uniquement proposée sous forme d’abonnement mensuel ou annuel, vous devrez renouveler ce forfait pour continuer à utiliser vos logiciels. Le renouvellement est automatique si votre numéro de carte bancaire est toujours actif. Avec Microsoft 365 pour PC et Mac, vous disposez toujours des dernières fonctionnalités, les applis se mettent à jour automatiquement. Pour la version Microsoft 365 pour petite entreprise, consultez aussi cette documentation.

Reportez-vous à la section suivante si vous préférez un achat définitif d’Office plutôt qu’un abonnement.

Dans notre tableau, les tarifs d’abonnement sont ceux pratiqués par Microsoft. Certains sites de vente de licences Office proposent parfois des prix un peu inférieurs pour un abonnement annuel Microsoft 365.

• Il existe une version Microsoft 365 Business Basic à 5,10 € HT/mois et par utilisateur mais elle ne donne accès qu’aux applications Office pour le Web, et non à Word, Excel et PowerPoint pour Windows et macOS.

Quel est le meilleur prix de la suite bureautique Office ?

L’achat d’une licence Office est la solution la plus abordable pour un particulier ou une petite entreprise qui souhaiterait disposer d’une version récente de Word, Excel et PowerPoint, sans courir après les dernières nouveautés. L’achat définitif vous permet alors d’utiliser vos logiciels sans contraintes ni limitation dans le temps. Les prix pratiqués par Microsoft, plus abordables que par le passé, restent bien supérieurs à ceux que l’on peut trouver sur le Web, sur certains sites marchands, pour l’achat d’une clé de licence Office légale.

Si vous préférez partager les applications Office entre plusieurs utilisateurs et/ou toujours disposer des dernières innovations apportées à Word, Excel et PowerPoint, envisagez un abonnement à Microsoft 365.

Les applications Office sont-elles identiques sur Windows et Mac ?

Identiques, non. La référence reste la version Windows, prioritaire en termes de nouveautés. Mais la version macOS est vraiment très proches. Même s’il y a ici ou là une présentation différente d’une barre d’outils ou d’une boîte de dialogue, surtout du fait des spécificités de chaque système, les options des applications Windows se retrouvent presque toutes dans les versions Mac.

• Word, Excel ou PowerPoint… on peut facilement passer de l’appli Windows à l’appli macOS et réciproquement. Les raccourcis clavier sont en revanche différents.
• Quand une application Office existe pour Windows et macOS, la compatibilité des fichiers est excellente. Les fichiers créés avec une version Windows sont parfaitement relus et éditables par une version Mac et réciproquement. Les fonctions de partage et de travail collaboratif permettent de travailler à plusieurs sur un même projet, que l’on utilise une application Office pour Windows, pour Mac, une application d’Office pour le Web dans un navigateur ou les applis mobiles Android et iOS.
• Certaines applications Office n’existent qu’en version Windows. Il n’y a pas de version Mac du gestionnaire de bases de données Access et du logiciel de publication assistée sur ordinateur Publisher, notamment.
• Certaines licences Office ne sont valables que pour Windows, d’autres que pour Mac. Quand vous achetez une licence, vérifiez bien qu’elle concerne votre système d’exploitation ou n’importe lequel des deux.

Peut-on partager ses applications Office avec plusieurs utilisateurs et appareils ?

Le propriétaire du forfait peut partager son abonnement Microsoft 365 Famille avec 5 autres personnes, donc pour un total de 6 utilisateurs. Microsoft parle de “membres du foyer”, mais à notre connaissance, aucun justificatif n’est réclamé.

Le partage de l’abonnement Microsoft 365 s’effectue sur le Web dans les options de votre compte Microsoft. Vous gardez le droit de Cesser un partage avec un compte pour l’accorder à un autre compte, par exemple.

• Chacun des six utilisateurs dispose de son propre identifiant de connexion – un compte Microsoft créé gratuitement s’il n’en possède pas déjà un. Il peut installer la suite bureautique sur autant d’appareils qu’il le souhaite – des PC et des Mac et même en différentes langues –, mais seuls 5 de ses appareils peuvent être “connectés” en même temps. Chacun est maître des appareils qu’il souhaite installer, connecter, déconnecter pour rester dans la limite de ses 5 appareils.

• L’abonnement accorde à chacun des six utilisateurs un énorme espace de 1 To de stockage en ligne OneDrive (donc 6×1 To en tout), en plus des 5 Go de stockage OneDrive offerts à tout possesseur de compte Microsoft. Si vous êtes titulaire du compte payant qui partage, vous n’avez aucun accès aux comptes et espaces privés des cinq autres utilisateurs, qui peuvent bien sûr décider de partager avec vous certains de leurs fichiers ou dossiers stockés dans le cloud. L’espace OneDrive accepte tout type de fichier (images, vidéos, applications et autres), pas seulement des documents Office.

• L’utilisation de l’appli mobile Office (Microsoft 365) est gratuite pour tout le monde. Conçue pour iPhone, iPad, tablettes et smartphones Android, elle regroupe trois applis, Word, Excel et PowerPoint, pour lire, créer et modifier des documents. Ces trois applications (et d’autres applis incluses dans Office) sont également téléchargeables en version autonome. Les utilisateurs rattachés à un abonnement payant Microsoft 365 activent, en plus, des fonctions Premium.
• L’abonnement Microsoft 365 inclut aussi 60 minutes (par utilisateur) d’appels Skype vers des téléphones de 60 pays, dont l’Europe et les USA.

Faut-il disposer d’une connexion Internet pour utiliser Word et Excel ?

L’installation initiale sur l’ordinateur ainsi que les mises à jour des applications nécessitent que l’on se connecte à Internet, ne serait-ce que pour télécharger les fichiers d’installation. Aujourd’hui, même quand on achète une “boîte” dans le commerce, elle comporte en fait un lien de téléchargement. Il est possible de commander à vos frais un CD ou DVD d’installation.

Pour utiliser les applications Office, l’abonnement Microsoft 365 requiert au moins une connexion par mois, pour vérifier la validité du forfait. Faute de quoi, l’application ne permettra plus de modifier les fichiers, juste de les afficher et imprimer. Une connexion à Internet la réactivera.

L’achat définitif de la suite Office, lui, n’impose aucune connexion à Internet une fois Word et Excel installés sur l’ordinateur. Une connexion ponctuelle est souhaitable pour obtenir les mises à jour de sécurité.

Que faire si la clé Microsoft Office d’une version payante n’est pas reconnue ?

Les solutions diffèrent selon que vous disposez d’un abonnement Microsoft 365 ou d’un achat définitif.

• Reportez-vous à cette fiche si vous avez un problème d’installation d’Office.
• Si vous avez acheté une licence sur un site vendant des clés Office, contactez-le en cas de problème. S’il ne vous est d’aucun secours et que l’activation automatique ne fonctionne toujours pas, sachez que dans certains cas, le support Microsoft accepte d’activer une version valide d’Office quand on le contacte par téléphone.

Reportez-vous à cette fiche concernant les problèmes de clé de produit Office pour Microsoft 365, Office 2021, Office 2019, Office 2016 et Office 2013 (PC et Mac). La colonne de gauche vous propose différentes sections.

Reportez-vous à cette fiche concernant les problèmes d’activation d’Office, par exemple si vous voulez continuer à utiliser les versions d’évaluation de Word et Excel installées sur votre nouvel ordinateur.

• En attendant de régler votre problème, tournez-vous vers l’une des suites bureautiques gratuites compatibles Office ou même vers la version en ligne et gratuite de Microsoft Office pour le Web.

Peut-on garder ses documents si on résilie l’abonnement à Microsoft 365 ?

Évidemment. Vos documents Office vous appartiennent, et la suite bureautique installée sur votre ordinateur vous permettra toujours de les afficher et de les imprimer, mais pas de les modifier. En revanche, comme vous ne disposez plus du ou des téra-octets de stockage compris dans votre forfait Microsoft 365, mettez à l’abri vos documents Office et tous vos fichiers du cloud en les transférant sur votre ordinateur ou dans un autre espace en ligne.

N’importe quelle suite bureautique gratuite ou payante compatible Office vous permettra d’afficher les documents Word, Excel et PowerPoint, de les éditer, modifier, enrichir, en conservant les formats de fichiers Microsoft.

Dans les applications compatibles, la mise en page est assez bien conservée, a fortiori si la présentation restait simple. Les traitements de texte compatibles Word reprennent par exemple les styles de paragraphes, les tableaux, les images… Les tableurs compatibles Excel reconnaissent la majorité des formules, mais soyons clair, tout n’est pas parfait. Les fonctions les plus récentes ou avancées de Word, Excel et PowerPoint risquent de ne pas être reconnues, la mise en page sera parfois chahutée.

• Cette fiche pratique vous présente différentes solutions bureautiques gratuites compatibles Microsoft Office, pour Windows, macOS, Linux, iOS et Android.

Peut-on acheter Word ou Excel séparément ?

Oui, mais vu les prix pratiqués, l’intérêt n’est pas flagrant. L’achat d’une appli autonome peut s’envisager si l’on a besoin d’une application non incluse dans la version d’Office dont on dispose déjà. Mais il est souvent plus rentable d’acheter ou de racheter une licence de toute la suite bureautique sur le marché “parallèle” ! Pour une licence 1 PC (Windows 10/11) ou 1 Mac sur la boutique de Microsoft (prix vérifiés en novembre 2022), vous pouvez donc notamment :

• Acheter et télécharger Microsoft Word Famille et Étudiant pour 79 € (pour une utilisation non commerciale) ou Microsoft Word pour 149 € (utilisation commerciale comprise)
• Acheter et télécharger Microsoft Excel Famille et Étudiant pour 79 € (pour une utilisation non commerciale) ou Microsoft Excel pour 149 € (utilisation commerciale comprise)
• Acheter et télécharger Microsoft PowerPoint Famille et Étudiant pour 79 € (pour une utilisation non commerciale) ou Microsoft PowerPoint pour 149 € (utilisation commerciale comprise)
• Acheter et télécharger Microsoft Outlook pour 149 € (utilisation commerciale comprise, boîte de réception de 50 Go sans publicité)
• Les sites de vente de licences proposent aussi des licences de Word ou d’Excel uniquement, à des prix plus abordables que ceux du store Microsoft. Mais là encore, les tarifs sont trop proches de celui de la licence de la suite bureautique complète pour être motivants.
• Si vous possédez Windows 10/11 ou une version récente de macOS, prenez garde à bien choisir la version de Word ou d’Excel la plus récente pour bénéficier des dernières innovations. Sur le Web, on trouve des licences (quelques euros ou dizaines d’euros) pour d’anciennes versions de Word ou d’Excel (2010, 2013, 2016…) qui fonctionneront sur de vieux PC sous Windows 7, par exemple.

Peut-on n’installer que certaines applications de la suite Microsoft 365 ?

Les versions pour grandes entreprises prévoient toutes les facilités. Hélas, vous ne pouvez pas n’installer que certaines applications de Microsoft 365 pour le grand public ou de la suite Office, depuis la version 2013. Et il n’est pas non plus permis de désinstaller certains logiciels après coup. Là encore, c’est tout ou rien ! Sur un ordinateur comportant un espace de stockage de 256 Go ou plus, ce n’est généralement pas un problème. Mais sur un PC portable bon marché équipé d’à peine 64 ou 128 Go sous Windows 10/11, vous devrez surveiller votre espace de stockage comme le lait sur le feu ! D’autant que les logiciels Office doivent impérativement être installés sur le disque comportant le système Windows. Deux solutions :

• Acheter une version autonome de l’application Microsoft qui vous intéresse, par exemple Excel.
• Installer l’une des solutions bureautiques gratuites ou payantes compatibles Microsoft Office, souvent moins gourmandes en espace de stockage.

Peut-on installer plusieurs versions d’Office sur le même ordinateur ?

Cela dépend des versions. Reportez-vous aux explications Installer et utiliser différentes versions d’Office sur le même PC sur le site de Microsoft.

La version la plus récente saura toujours relire et éditer parfaitement les fichiers de l’ancienne version, donc conserver les deux n’est souvent pas essentiel. Évitez de lancer deux versions d’une même application en même temps, par exemple Word 2007 et Word 365. Si vous le faites quand même, lisez bien les messages affichés à la fermeture des deux Word : si le plus ancien vous propose par exemple de sauvegarder les modifications apportées au fichier Normal.dot ou équivalent et que vous ne savez pas pourquoi, dans le doute, répondez Non, même si Word insiste.